Leihgaben können nur für Ausstellungen mit kulturell-wissenschaftlichem Ziel, welche in einem  angemessenen Rahmen (z.B. Bibliothek, Museum, Archiv) stattfinden, gegeben werden, jedoch nicht für Wanderausstellungen. Die Leihdauer sollte 3 Monate nicht überschreiten.

Das Leihgesuch ist schriftlich mindestens 3 Monate vor Ausstellungsbeginn zu stellen, um der UB Basel die notwendigen vorbereitenden Massnahmen zu ermöglichen. Umfasst das Leihgesuch mehrere Objekte oder geht es um eine Buchhandschrift, muss die Anfrage mindestens sechs Monate vor Ausstellungsbeginn in der UB Basel eintreffen. Das Gesuch sollte Angaben über die Dauer und Örtlichkeit der Ausstellung (mit Facility Report) sowie über das Ausstellungsthema enthalten.

Die Ausstellungsräume müssen gegen Feuer, Wasser, Diebstahl und Einbruch zureichend gesichert sein. Die Darbietung der Exponate darf nur in verschlossenen Vitrinen erfolgen. Zum konservatorischen Schutz der Leihgaben ist ein für Bibliotheksgut zuträgliches Raumklima zu schaffen (relative Luftfeuchtigkeit 50% +/-5%, Temperatur 20°C +/-2°C) und Schädigungen durch Licht zu vermeiden (kein direktes Tageslicht, UV-freies Licht, Beleuchtungsstärke nicht über 50 Lux, verdunkelte Räume ausserhalb der Öffnungszeiten).

Der Leihnehmer ist verpflichtet, die Art der Präsentation in der Ausstellung mit der UB Basel abzusprechen. Die durch die UB Basel für die Ausstellung vorbereitete Montage ist vom Leihnehmer zu übernehmen. Der Auf- und Abbau der Ausstellung ist Personen zu übertragen, die im konservatorischen Umgang mit Bibliotheksgut Erfahrung besitzen.

Leihgaben dürfen nur für den bewilligten Zweck in Anspruch genommen werden. Jede Änderung des Verwahrungsortes oder eine allfällige Verlängerung der Leihfrist bedarf der schriftlichen Genehmigung der UB Basel. Aufnahmen jeder Art, auch für Film und Fernsehen, bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung der UB Basel.

Die Organisation des Transports ist Sache des Leihnehmers, ist jedoch mit der UB Basel abzusprechen; der Transport erfolgt in der Regel durch eine spezialisierte Speditionsfirma (Kunsttransport). Alle Kosten für Verpackung, Transport und zollamtliche Abfertigung der Leihgaben trägt der Leihnehmer. Die UB Basel behält sich vor, auf Kosten des Leihnehmers den Transport durch einen eigenen Kurier begleiten zu lassen.

Der Leihnehmer versichert die Leihgabe für die Dauer der Ausleihe "von Nagel zu Nagel" gegen alle Risiken. Der Leihnehmer erklärt sich mit den durch die UB Basel festgesetzten Versicherungswerten einverstanden und verpflichtet sich zum Schadenersatz bis zur Höhe dieser Werte.

Über die Ausleihe wird ein schriftlicher Leihvertrag geschlossen, welcher vor dem Transport unterzeichnet durch den Leihnehmer der UB Basel zu retournieren ist. Es gelangt der Standardvertrag der UB Basel zur Anwendung.

Leihgesuche für Exponate zu Ausstellungen richten Sie bitte schriftlich an:

Öffentliche Bibliothek der Universität Basel
Bereich Historische Sammlungen
Schönbeinstrasse 18-20
CH - 4056 Basel, Schweiz